Регистрация

БРОЙ 77 ОТ ДЕКЕМВРИ 2011 г.

Начало | Оборудване и обзавеждане | Система за управленска отчетност

Система за управленска отчетност

Автор: Мариана Гераскова, Андерсен капитал ЕООД

[Shutterstock]
В съвременните условия на нереализирани очаквания на хотелски собственици и оператори на хотели, на неизпълнени бюджети и на променена структура на търсене на хотелски продукти наборът от фактори, който оказва влияние върху развитието на хотелиерската индустрия, е разнороден и комплексен. В тези несигурни времена информираните, целенасочени и гъвкави действия за управление на хотелския продукт предопределят ефективността на бизнеса.

На нуждата на мениджърите от лесно достъпна, навременна и разбираема информация отговаря системата за управленска отчетност. Тя синтезира ключови оперативни и финансови показатели за дейността на хотела, чрез анализирането и управлението на които мениджърите могат да планират стратегията за развитие на хотела и да определят експлоатационните си намерения и инициативи.

Внедряването и системното следване на стандартите за управленска отчетност не е само инструмент за анализи на ефективността от оперативната дейност и на тенденциите в развитието й, но и възможност за независима оценка на дейността на всяка оперативна единица в хотела.

Същност на системата за управленска отчетност

В условията на икономическа криза първите мерки, които се предприемат от голяма част от хотелиерите, превантивно или целенасочено, са преразглеждане на разходната структура с цел рестрикция и оптимизация. От изключителна важност е тези решения да са навременни и информирани. В хотелиерската индустрия за управленски цели се ползват международните стандарти за отчетност, които отговарят на голямата динамика на бранша, съответстват на специфичните особености на хотелския продукт (в т.ч. и на продукти със смесени форми на собственост) и са подчинени на принципите на финансово-контролните процедури. В световната практика те са утвърден инструмент за анализ и изследване на целесъобразността и ефективността на всеки обект, на разликите между бюджетирани и постигнати резултати, както и за сравнителен анализ на отчетените резултати с утвърдени показатели в хотелиерската индустрия.

Основни принципи на системата за управленска отчетност

Системата за управленска отчетност, на база на която се взимат управленски решения, се изготвя за всеки отдел от организационната структура на хотела – оперативен и неоперативен. Основният принцип, който се следва при изготвянето й, е разпределяне на приходите към отдела, в който са генерирани, и начисляване на преките разходи към отдела, за който се отнасят. Например, ако хотелският пакет се състои от нощувка, закуска, ползване на услуги от спортен и СПА център, курортна такса и туристическа застраховка, в приходната част на отчета се отразяват само нетните приходи от нощувки, представляващи разликата между приходите от нощувки и курортната такса, а към останалите оперативни отдели се отнасят принадлежащите им приходи. Целта на изготвяне на самостоятелни отчети за всеки оперативен и неоперативен отдел е калкулация на финансовите резултати преди непреките разходи на всеки обект, независимо един от друг, анализ на ефективността от оперативната му дейност и упражняване на текущ и последващ контрол.

Непреките разходи също се представят по направления и осигуряват детайлизираност на финансовата информация.

При представяне на приходната и разходната структура, както и при анализа на разликите между бюджетирани и отчетени резултати, е необходимо да се утвърди определено ниво на материалност или значимост съобразно обема на дейността.

Структура на приходите

В управленските отчети структурата на приходите се представя по източници на генериране. Следването на тази структура улеснява изготвянето на месечните и на сезонните анализи за оперативната дейност на всяка самостоятелна бизнес единица от хотела, взимането на решения за оптимално разпределение на капацитета на хотела в различни пазарни сегменти, за промяна на параметрите на ценовата политика за съответен сегмент, за отдаване на обекти под наем или за аутсорсване на определени дейности, за промяна на приоритетите в следваната концепция за развитие.

Моделът на приходите на хотел със заведения за хранене и със спортен и СПА център обикновено е подчинен на следната структура:

приходите от нощувки се представят като приходи от организирани туристи, от индивидуални туристи, от мероприятия, от български туристи, от чуждестранни туристи, други

за всяко заведение за хранене се изготвя самостоятелен отчет, в който приходите са представени по пера – от организирано хранене (например от закуски, включени в пакета), от мероприятия, от свободна консумация, други

приходите от предоставени услуги от спортен и СПА център се диференцират по направление – от масажи, от басейн, от козметични процедури, други

приходите от други оперативни отдели покриват всички приходи от предоставени допълнителни услуги като паркинг, телефон, детегледачка, пране, други

наеми – ако има обекти, отдадени под наем, те се отразяват по контрагенти или по обекти в самостоятелно обособен отчет.

За апартхотели, в които за част от помещенията има сключен договор за поддръжка, се обособява самостоятелен отчет, в който се отразяват приходите от такса поддръжка.

За целите на мениджмънта се изчисляват ключови показатели като среден приход на заета стая, среден приход на търговска стая, съотношение на генерираните приходи към общите приходи от продажби, други показатели, чрез анализа на които се оценяват различни направления и параметри от финансовата и от оперативната дейност на хотела.

Структура на разходите

Важен принцип за надеждното представяне на финансовата информация е разпределението на разходите в периода, за който се отнасят. Например разходите за малоценни и малотрайни активи, закупени за оперативната дейност на даден обект от организационната структура на хотела, се разпределят по месеци на равни части, а не се отразяват само в месеца, в който са извършени.

Преки разходи

Към финансовия отчет на всеки оперативен отдел се отнасят принадлежащите му преки разходи. Например към финансовия отчет на ресторанта се отнасят разходите за работна сила на всички служители, заети само в него (мениджър на обекта, обслужващ персонал, кухненски персонал). За управленски цели се калкулират показатели, които дават информация за финансовия резултат от експлоатацията на обекта преди непреки разходи, за себестойността на услугата, за ефективността от дейността в зависимост от направените прогнози и в сравнение с утвърдените в хотелиерството показатели.

Непреки разходи

Непреките разходи се представят по самостоятелни направления – административни и общи разходи, маркетинг и продажби, техническа поддръжка, комунални услуги. За всяко направление се изчисляват показатели, чрез които се оценява ефективността на направлението. След сравнение с утвърдените за индустрията показатели се определя необходимостта от корективни мерки. Например, ако административните и общите разходи са по-големи от 5% от генерираните приходи, се търсят възможности за оптимизирането им.

Инструмент за управлението на хотела

Използването на качествена система за управленска отчетност и превръщането й в надежден инструмент за управлението на хотела е приоритет за всеки хотелиер, чиято цел е не само да регистрира случилите се събития, но и да взима информирани решения в краткосрочен и дългосрочен план. Тя е изключително полезна за собствениците на хотели и на апартаментни комплекси, на които представянето на информацията по отделни направления в синтезиран и разбираем вид и фокусирането й върху ключови показатели ще помогне да видят не само общата картина, но и причините, довели до конкретните резултати.





НОВ ОТГОВОР

За да коментирате, моля влезте в профила си или се регистрирайте.

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалГрадът.bgОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly